Dokumenty magazynowe – wszystko co musisz wiedzieć

Czym są dokumenty magazynowe? Najprościej można powiedzieć, że jest to ogół dokumentów związanych z pracą magazynu przedsiębiorstwa. Mogą one być zarówno papierowe, jak też i elektroniczne. Ta ostatnia forma z biegiem czasu staje się bardziej popularna. Dokumenty te tworzy się i przechowuje po to, aby magazyn działał bez zakłóceń. Przy prawidłowym prowadzeniu dokumentacji magazynowej przepływ towarów przez magazyn jest uporządkowany i może łatwo podlegać naszej kontroli. Ewidencja magazynowa pozwala również na sprawne monitorowanie zaszłości i opóźnień, związanych zarówno z przyjmowaniem, jak i wydawaniem towarów i materiałów przez magazyn przedsiębiorstwa. Dokumenty magazynowe obrotu to kluczowe druki służące prowadzeniu ewidencji magazynu. Sposób prowadzenia dokumentacji magazynowej jest regulowany przez prawo przy pomocy Ustawy z 24 września 1994 o rachunkowości. Każda zmiana stanu w magazynie musi być zgodnie z nią udokumentowana jako operacja gospodarcza, co czyni się za pomocą dowodów księgowych.

Jakie są więc najistotniejsze dokumenty magazynowe?

Przede wszystkim należy tu wymienić instrukcję magazynową. Określa ona zarówno organizację, jak i technologię pracy magazynu naszego przedsiębiorstwa. Informuje ona o tym, w jaki sposób mają być wykonywane wszystkie czynności magazynowe i jaki są ogólne i szczegółowe zasady jego funkcjonowania. Instrukcja ta powinna być źródłem odpowiedzi na wszystkie pytania związane z pracą magazynu, a dzięki zawartym w niej informacjom można rozwiązać każdy wynikający w trakcie operacji magazynowych problem. Dokumentu tego powinni bezwzględnie przestrzegać wszyscy pracownicy magazynu. Jego elementem składowym są bowiem umowy o odpowiedzialności materialnej. Wprowadzenie instrukcji powinny pokwitować więc wszystkie osoby pracujące w magazynie.

Bardzo ważne dokumenty magazynowe to również dokumenty eksploatacyjne sprzętu. Gwarantują one jego prawidłowa i bezpieczną eksploatację. Określają one dodatkowo sposób jego serwisowania.
Kolejnym istotnym drukiem jest regulamin pracy magazynu. Określone są w nim sposoby postępowania, jakie wynikają z aktualnie obowiązujących w Polsce przepisów. W dokumencie tym są zawarte między innymi prawa i obowiązki pracowników magazynu. Nie można również zapomnieć o dokumentacji, która opisuje sposób i zasady ochrony i przechowywania danych osobowych. Dotyczy to danych naszych klientów, dostawców i wszystkich kontrahentów naszego przedsiębiorstwa. Dokumentacja adresowa natomiast, określa sposób i miejsce przechowywania materiałów i towarów. Prawidłowo prowadzona usprawni ich rozmieszczenie, a jeśli pracownicy przestrzegają jej zapisów, to będzie można zminimalizować wysiłek ludzki i ograniczyć eksploatację sprzętu.

Podział dokumentacji magazynowej

Dokumentację magazynową zwyczajowo dzieli się według kierunku przepływu towaru. Na tej zasadzie możemy dokonać rozróżnienia na dokumenty magazynowe przychodu i rozchodu. Obecnie większość tych dokumentów wystawianych jest i przechowywanych w formie elektronicznej.Jest to możliwe głównie dzięki zastosowaniu kodów kreskowych i nowoczesnych programów komputerowych do zarządzania magazynem.

Dokumenty magazynowe – przychodowe

• PZ (przyjęcie zewnętrzne)
• PW (przyjęcie wewnętrzne)
• ZW (zwrot wewnętrzny)
• MM (przesunięcie międzymagazynowe)

Dokumenty magazynowe – rozchodowe

• WZ (wydanie na zewnątrz)
• RW (rozchód wewnętrzny)
• MM – (przesunięcia międzymagazynowe)