Przy zawieraniu wielu transakcji konieczne jest wystawianie rachunków oraz faktur. W branży handlowej jest to niemal powszechne, dlatego każda firma działająca w tej sferze powinna posiadać niezawodny program, który będzie to zadanie umożliwiał. Czy warto dokonywać zakupów profesjonalnych programów tego rodzaju? Uzależnione jest to od naszych potrzeb. W momencie, gdy wystawiamy niewielką ilość prostych faktur, kupno zaawansowanego programu nie będzie koniecznością, a jedynie zbędnym wydatkiem. Jeżeli liczba wystawianych przez nas faktur jest niewielka, to zawsze możemy zdecydować się na proste darmowe wystawianie faktur za pomocą programów znajdujących się w Internecie. Wystarczy je pobrać na swój dysk i dokonać szybkiej instalacji i o od razu przejść do korzystania z nich.
Można wymienić kilka argumentów, które warto przytoczyć w celu skomplementowania darmowych programów do wystawiania faktur. Przekonać do siebie mogą przede wszystkim prostotą obsługiwania. W najlepszych programach obsługa jest intuicyjna, dlatego każdy szybko może opanować mechanizmy ich działania. Czasem wystarczy kilka godzin, aby wiedzieć o sposobie funkcjonowania programu najważniejsze rzeczy. W najlepszych programach zaraz po zalogowaniu pojawiają się puste blankiety faktur. Od razu możemy więc przystąpić do ich wystawiania. Nie tracimy w ten sposób czasu na poszukiwania odpowiednich okienek oraz funkcji, tylko od razu przystępujemy do pracy.
Istotnym atutem konkurencyjnego programu do fakturowania jest możliwość natychmiastowego wysłania tego dokumentu do klienta. Taka opcja staje się coraz powszechniejsza, programiści dodają ją do swoich produktów. Inni idą jeszcze dalej i na fakturach zamieszczają link lub przycisk umożliwiający dokonanie przez klienta natychmiastowej płatności za otrzymany rachunek. Jest to więc dla niego spore ułatwienie, ponieważ nie musi on odkładać tej kwestii na później, wracać do dokumentu i wpisywać ręcznie danych do przelewu. Tutaj wszystkie informacje otrzymuje na przysłowiowej tacy.
W programie do wystawiania faktur powinna też znajdować się funkcja pobierania danych płatnik z baz przygotowanych przez Główny Urząd Statystyczny. Pobieranie jest błyskawiczne, wystarczy do programu wpisać numer REGON lub NIP płatnika i od razu pojawią pozostałe dane niezbędne do sporządzenie prawidłowego dokumentu. Być może nie będzie to istotna funkcja w momencie, gdy do wystawienia mamy jedynie kilka pojedynczych faktur w miesiącu. Różnicę na plus poczujemy jednak w momencie, gdy przyjdzie nam wystawiać kilkanaście lub kilkadziesiąt faktur miesięczne. Wtedy odczujemy, jaka taka funkcja ułatwia i skraca czas pracy.
Jeżeli posiadamy kilku stałych płatników, możemy ustalić tworzenie faktur cyklicznych, które będą generowane automatycznie i wysyłane do klienta. Taka opcja również przyśpieszy cały proces fakturowania. Opcja ta przydaje się na przykład przy fakturowaniu różnego typu usług najmu lub usług biurowych. Tutaj opłaty powtarzają się regularnie i opiewają na te same kwoty.
Be First to Comment