Znakomita większość przedsiębiorców nie darzy większym zaufaniem posługiwania się internetowymi metodami prowadzenia księgowości. Może to wynikać głównie ze strachu przed nieznajomością regulacji prawnych, a także z przyzwyczajenia. Znaczna część polskich przedsiębiorców nadal sporządza dokumenty jedynie w formie papierowej. Jednak nie ma się czego obawiać, bowiem wystawianie rachunków online jest teraz o wiele mniej męczące i pracochłonne. Wszystko za sprawą Internetu, w którym znaleźć można wiele programów służących do tworzenia dokumentów, między innymi różnego typu faktur, zamówień, rozliczeń i rachunków.
Główną zaletą programów służących do wystawiania dokumentów jest ich łatwa dostępność. Co więcej, większość jest całkowicie darmowa oraz nie wymaga instalacji na komputerze czy laptopie. Dzięki temu, każdy przedsiębiorca bez trudu przygotuje niezbędny dokument nawet na smartfonie, w każdym miejscu i dowolnej chwili. W celu skorzystania z programu online niezbędna jest jedynie szybka, darmowa rejestracja.
Program do wystawiania rachunków charakteryzuje się przejrzystym i intuicyjnym w obsłudze menu, który zazwyczaj oferuje nam na przykład możliwość wysłania faktury jako załącznika e’mail lub zapisania dokumentu w formacie PDF. Nadzwyczaj przydatną funkcją jest możliwość stworzenia bazy danych klientów, aby późniejsze wystawianie faktury mogło odbywać się z niezwykłą szybkością. Program automatycznie nada rachunkowi odpowiedni numer, a także opatrzy go w odpowiednią datę. Jeśli przedsiębiorca wystawia rachunki stałemu klientowi, to na pewno ucieszy go funkcja cyklizacji wysyłania dokumentów.
Poza całą masą udogodnień dotyczących programu, warto zwrócić uwagę na zalety samego sposobu, jakim jest tworzenie i wysyłanie rachunków internetowo. Po pierwsze, jest to oszczędność czasu i pieniędzy. Cały proces uzupełniania danych, drukowania, wysyłki zabiera sporo czasu, podczas gdy przy wystawianiu rachunków online trwa to zaledwie kilka minut. Tworzenie rachunku online jest również bardziej ekonomiczne. Oszczędza wydatki na tusz do drukarki, koperty i znaczki. Czas doręczenia rachunku online jest także nieporównywalny w stosunku do metody papierowej.
Dla przedsiębiorcy księgowość online oznacza także łatwiejsze przechowywanie dokumentów (także bezpieczne).
Zachęceni do tworzenia dokumentów online, przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na kilka aspektów przy wyborze programu. Oprócz wyboru programu z łatwym i przejrzystym w obsłudze interfejsie, dobrze jest sprawdzić, czy system jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Ważne również, aby aktualizował się automatycznie, by mieć pewność, że dokumenty tworzone są zgodnie z nowymi rozporządzeniami.
Warto sprawdzić, czy jest możliwa do uzyskania pomoc w obsłudze programu, która może przydać się szczególnie początkującym przedsiębiorcom. Z pewnością dla każdego istotny jest miesięczny koszt jaki trzeba ponieść za korzystanie z programu. Z reguły kwoty są niewielkie, jednak zawsze warto sprawdzić, aby nie okazało się, że koszt wystawiania dokumentów online przewyższy koszt metody papierowej.
Be First to Comment